Vorige week hebben wij weer leerlingbesprekingen gehad die vooraf gaan aan de oudergesprekken. Bij ons op school worden de lesdagen ingekort en vergaderen we ’s middags. Dat zijn vaak lange dagen, want iedere dag kan er tot half zes worden vergaderd. Over leerlingbesprekingen wordt heel veel gezegd en geschreven in onderwijsland. Het blijkt best lastig om kort en krachtig te vergaderen. Dat is op zich ook begrijpelijk. Er zijn veel deelnemers aan deze vergaderingen: het docententeam van een klas, de teamleider, eventueel gedragsdeskundigen en misschien iemand van het zorgteam. In principe wil je natuurlijk alle leerlingen bespreken. Dat zijn er toch al gauw twintig tot dertig. En meestal heb je hiervoor maar drie kwartier tot een uurtje. Daarom is het prettig om besprekingen kort, maar wel betekenisvol te voeren. Een goede voorbereiding is daarbij belangrijk.
Tijdgebrek
Tijdens leerlingbesprekingen worden alle leerlingen van een klas besproken door het voltallige docententeam van die klas. De ene leerling wordt uitgebreider besproken dan de ander. Dit hangt af van wat er allemaal om een leerling heen speelt. Per klas is er een afgesproken tijd beschikbaar. Dit is per school verschillend. Bij ons op school is dat sinds kort 45 minuten. De gemiddelde klas heeft bij ons 28 leerlingen. Maar er zijn klassen met 32 leerlingen en klassen met 23 leerlingen. Uitgaande van het gemiddelde heb je dus 1.6 minuten de tijd per leerling. En dat is… kort. Te kort om überhaupt iets zinnigs te zeggen. Zeker omdat je als mentor graag hebt dat iedere docent zijn bijdrage levert. En daar heb je direct een lastig punt te pakken: sommige docenten zeggen eigenlijk niks en andere docenten zijn vaak lang van stof.
Heel regelmatig gebeurt het dan dus dat je al een half uur bezig bent en pas vijf leerlingen hebt besproken. Dat schiet niet op natuurlijk. Dus hoe kan je nou als mentor, teamleider en docent zorgen voor een soepel verloop zonder al te veel uitloop?
Voorwerk
Om te beginnen is het handig om zo concreet mogelijk voorwerk te verrichten. Bij ons op school werken we met bespreeklijsten. In die lijsten wordt alle belangrijke informatie van leerlingen opgenomen. Het is meestal een Excel bestand met op iedere regel de naam van een leerling en vervolgens meerdere kolommen met in iedere kolom informatie. Denk aan: het aantal tekorten, bijzonderheden (vanuit ouders of de leerling zelf), reeds ingezette hulpmiddelen (bijvoorbeeld coaching, begeleiding, hulp bij huiswerk etc.) en de mentor en teamleider noteren eventuele vragen aan het docententeam.
Dit is stap 1: de mentor zet dit bestand voor zijn/haar klas op en bespreekt dit met de teamleider. Zo maken zij dit bestand definitief en is duidelijk en overzichtelijk gemaakt per leerling wat de situatie is.
Vaak wordt hier ook besloten welke leerlingen worden besproken. Hoewel het niet ideaal is, is het nu eenmaal zo dat je soms keuzes moet maken. Als leerlingen verder nergens tegenaan lopen, goed scoren, geen problemen hebben etc. dan kan het zo zijn dat ze niet direct worden besproken. Dat kan natuurlijk tijdens een volgende leerlingbespreking weer anders zijn: dat wordt iedere keer opnieuw bekeken en besloten.
Input vragen
Vervolgens wordt door de mentor de lijst gedeeld met het docententeam. Op deze manier weet het docententeam wat er speelt, welke vragen er zijn en waar zij alvast een antwoord op kunnen formuleren. Soms kunnen docenten er niet bij zijn, hen wordt gevraagd alvast schriftelijk te reageren. Ook wordt er gevraagd of het docententeam het ermee eens is dat de genoemde leerlingen worden besproken en andere leerlingen niet. Soms heeft een docent weldegelijk een reden om een niet besproken leerling toch te bespreken. Dan wordt deze leerling toegevoegd aan het bespreeklijstje.
Na het delen van het document kunnen de vakdocenten aan de slag met hun voorbereiding. En die voorbereiding is (in ieder geval bij ons op school) vooral gericht op het meedenken in oplossingen. Heel vaak is het probleem al wel duidelijk, maar komt de mentor (in samenwerking met ouders, leerling en/of teamleider) niet tot een oplossing. De vraag ligt dan bij het docententeam. Hoe kunnen we de leerling helpen?
Een enkele keer is het nog niet helemaal duidelijk wat het probleem is. Dan gaan we als team op zoek naar mogelijk redenen of oorzaken die vervolgens door de mentor (en ouders, leerling en/of teamleider) verder kunnen worden onderzocht.
De leerlingbesprekingen zelf
Tenslotte vinden dan de leerlingbesprekingen zelf plaats. Deze wordt voorgezeten door de mentor. Hij/zij bespreek de leerlingen en vraagt de docenten hun input te geven en waar nodig uit te leggen. Het is nog steeds een race tegen de klok: hoewel in een eerdere fase al besloten is welke leerlingen tijdens de leerlingbespreking moeten worden besproken, blijven er vaak nog aardig wat over om daadwerkelijk te bespreken. Van 1.6 minuten per leerling kom je dan op zo’n drie tot vijf minuten per leerling. Ook dat is niet altijd genoeg of in ieder geval heel krap.
In ons geval heeft de teamleider de rol van tijdbewaker en knopendoorhakker. Dat klinkt een beetje gek misschien, maar hij/zij heeft minder zicht op alle leerlingen die binnen zijn team vallen dan de mentor (die slechts een klas heel goed hoeft te kennen). Daarbij is tijd dus een belangrijk punt en is hij/zij uiteindelijk degene die besluit of bepaalde oplossingen wel of niet zinvol of mogelijk zijn.
Overal anders
Eerlijk is eerlijk: ik heb gemerkt dat leerlingbesprekingen op verschillende scholen ook op andere manieren wordt aangepakt. Toch is het in grote lijnen op iedere school hetzelfde. Er is eigenlijk altijd tijd te kort en men is altijd op zoek naar een manier om effectief te vergaderen. De rollen van teamleider en mentor zijn over het algemeen op iedere school op deze manier verdeeld en ook de input van docenten is op iedere school van dezelfde waarde.
Maar de ene school kiest er bewust voor om elke leerling expliciet te behandelen met het hele team en de andere school kiest echt alleen voor de ‘probleemgevallen’. En de ene school gebruikt een online programma dat het efficiënt vergaderen moet ondersteunen en de andere school doet dit op de ouderwetse (handmatige) manier.
Wat kan je zelf doen?
Om te beginnen is het verstandig om goed te weten wat de manier van vergaderen is op jouw school. Denk hierbij aan:
- Wanneer vinden de leerlingbesprekingen plaats (is er een dag vrij of worden lesdagen ingekort?)?
- Waar word je verwacht? Online, op school en ook belangrijk: is aanwezigheid verplicht?
- Waar kan je informatie vinden over de vragen die een mentor tijdens de leerlingbesprekingen over zijn/haar leerlingen heeft?
- Hoe wordt van jou verwacht dat je die informatie aanlevert (in een document noteren? Of pas tijdens een vergadering benoemen?)?
- Als je niet aanwezig kunt zijn: wat wordt er dan van jou verwacht?
- Welke leerlingen worden besproken?
- Hoeveel tijd is er per klas om te vergaderen?
- Worden er programma’s gebruikt?
- Volgens welk rooster wordt er vergaderd?
Zeker als je start (op een nieuwe school) zijn dit dingetjes die je echt even moet uitzoeken. Niet altijd is er oog voor het feit dat je nieuw bent en je hier nog niet van op de hoogte bent. Leerlingbesprekingsperiodes zijn al zo hectisch, daar staat dan niet iedereen bij stil. Vraag dus vooral goed door!
Het belangrijkste voor jou is om te weten wanneer je vergadert, welke klas je wanneer bespreekt en welke leerlingen je effectief gaat bespreken. Vervolgens ga je na wat er over deze leerlingen bekend is en welke vragen er spelen. Daarna ga je aan de slag met het vormen van jouw mening, jouw opmerkingen en/of jouw oplossingen.
Noteer jouw aandeel in het daarvoor bestemde document of programma of noteer het voor jezelf, zodat je het tijdens de vergadering snel en duidelijk kunt verwoorden.
Op zoek naar meer handvatten als startende docent?
Lees mijn boek ‘Opeens weet je het… je wordt leraar! Hierin neem ik je mee in het echte docentenleven en vertel ik je over de verschillende sectoren, opleidingsmogelijkheden, tips om te starten in het onderwijs, lesopbouw, begeleiding en meer. Met recht een praktische leidraad!
Overweeg je de overstap naar het onderwijs, maar wil je graag eens sparren met iemand voordat je die keuze maakt? Of wil je weten welke opties je hebt om deze overstap te maken? Boek dan een studiekeuzegesprek om hier dieper op in te gaan!
Reserveer de training Startende docenten coachen waarin ik docenten en teamleiders leer op welke wijze startende docenten effectief kunnen worden geholpen tijdens de eerste jaren van hun schoolcarrière. Of kies voor een intervisietraject met alle startende docenten op uw school.
Niet tevreden over het traject dat u startende docenten aanbiedt op het moment dat ze bij u komen werken? Ik denk graag mee in de ontwikkeling van een nieuw traject!
Wil je dat ik kom vertellen over starten in het onderwijs naar aanleiding van mijn boek? Boek dan een boeklezing!
