Oudergesprekken voeren is een van de dingen die ze je op de opleiding over het algemeen niet (goed genoeg) leren. En dat terwijl het een belangrijk onderdeel is of gaat worden van je werk. Met kinderen werken kan alleen maar als je ook met ouders spreekt. Dat gaat heel vaak heel goed en natuurlijk, maar soms kan het ook heel fout gaan en is het heel moeilijk. In mijn ogen een gemiste kans dat dit maar minimaal aan bod komt bij de meeste opleidingen.
Zelf heb ik het oudergesprekken voeren ook geleerd op de werkvloer. In een eerder artikel schreef ik al dat de eerste keer dat ik oudergesprekken voerde ik eigen gewoon in het diepe werd gegooid: ‘hier is de lijst met ouders die langskomt en dit is het tafeltje waar je aan zit. Als de bel gaat moet je wisselen.’
Spannend
De eerste paar keer is oudergesprekken voeren spannend, maar het went. Zeker als het je lukt er je eigen draai aan te geven en op je eigen manier met ouders om te gaan. Misschien wordt het dan zelfs iets natuurlijks. In het eerdere artikel dat ik schreef gaf ik een aantal tips over hoe je efficiënt gesprekken met ouders kunt voeren en voorbereiden. Ik maakte daar een formulier bij wat jou kan helpen om de gesprekken voor te bereiden en de afspraken die uit de gesprekken komen ook na te komen. Nog steeds wordt het formulier bijna dagelijks gedownload. Wat mij de indruk geeft dat er behoefte is aan deze tips.
Online
Al dit hele schooljaar houden wij oudergesprekken online. Of het nu een mentorgesprek is of gesprekken met vakdocenten, ze zijn over het algemeen allemaal via Zoom. Veel van de tips in mijn eerste artikel passen ook in deze setting, maar toch is online gesprekken voeren anders. Daarom volgen hier een paar voor en nadelen en bijbehorende tips van het online voeren van oudergesprekken.
- Je houdt meer tijd over
Een oudergesprek duurt over het algemeen tien minuten. In het begin vond ik dat kort, maar inmiddels lukt het mij om gesprekken zodanig voor te bereiden dat ik die tien minuten makkelijk haal. Ouders hopen over het algemeen wat minuutjes erbij te kunnen krijgen. Door online gesprekken te voeren lukt dat. Als je in real life gesprekken voert, dan vallen het gaan zitten en het weer vertrekken ook binnen die tien minuten. Effectief houd je dan dus maar acht minuten over (als je geluk hebt). Ik heb gemerkt dat dit online veel sneller gaat en dat je daardoor dus ook echt de volle tien minuten kunt gebruiken. - Techniek
Bovenstaand punt is natuurlijk wel afhankelijk van de mate waarin je de techniek van jouw vergaderprogramma beheerst. Inmiddels geven we al langer online of hybride les, dus waarschijnlijk is die kennis dik in orde. Toch is het wel fijn om dit goed onder de knie te hebben. - Meekijken op het scherm
Door online te vergaderen is het makkelijk om ouders even te laten meekijken. Bijvoorbeeld naar gemaakte opdrachten of de cijferlijst. Dat praat soms veel makkelijker en het levert jou ook minder werk op. Je scherm delen en een opdracht laten zien kost minder tijd dan de opdracht erbij zoeken in je archief en deze fysiek meenemen. - Een kijkje in het leven van de leerling
Wat ik tijdens mijn vorige online oudergesprekken heb ervaren, is dat ik een klein kijkje kreeg in het leven van de leerling. Zitten beide ouders achter het scherm of maar een? Hoe ziet het huis eruit? Hoe is de sfeer etc. Ik vond het op de een of andere manier wel wat toevoegen aan het beeld dat ik van mijn leerlingen had. - Zelf de tijd bewaken
Als je op school tienminutengesprekken voert, dan gaat er (bij ons) een bel als de volgende ronde start. Dat is bij online gesprekken niet het geval en dat betekent dat ik veel meer bezig was met het bewaken van mijn tijd. - Weinig ruimte om even bij te komen
Ik vond de vorige ronde van online oudergesprekken pittig, omdat ik maar weinig pauze had tussen de gesprekken door. Twee uur lang iedere tien minuten een gesprek zonder vijf minuten pauze. Dat vond ik heftig en ik kon er niet veel aan veranderen.
Algemene tips om de werkdruk te verlagen
Om oudergesprekken in het algemeen efficienter te laten verlopen en om jouw werkdruk rond deze periode te verlagen zijn er trouwens een aantal tips die je kunt toepassen.
- Bereid de gesprekken goed voor
Door vooraf te bedenken wat ouders kunnen vragen of waarvoor zij komen, kan je het gesprek beter voorbereiden. Om dit te doen heb ik een oudergespreksformulier ontwikkeld, wat je gratis kunt downloaden in mijn webshop! - Vraag ouders van te voren wat hun (hulp)vraag is
Dat geeft jouw de gelegenheid om punt 1 nog beter uit te voeren en ook de juiste materialen en inzichten te verzamelen om een goed antwoord te geven. Overigens vinden ouders het soms ook gewoon fijn om de docenten van hun kinderen te leren kennen. Dan is niet een specifieke (hulp)vraag. - Maak een FAQ
Voor sommige vakken krijgen docenten ieder jaar en altijd dezelfde vragen over vakinhoudelijke zaken. Als je als docent of vakgroep merkt dat dit zo is, dan is het interessant om een Frequently Asked Questions (FAQ) document op te stellen. Hierin kun je de vragen die vrijwel iedere ouderavond terugkomen en waarop iedere keer hetzelfde (niet persoongebonden) antwoord op komt noteren. Als je vraagt of dit document al met de uitnodiging voor oudergesprekken kan worden verzonden, krijg je wellicht minder inschrijvingen. Ik ken situaties van bijvoorbeeld wiskunde docenten die soms zestig gesprekken moesten voeren. Met zo’n document bleven hier nog maar dertig gesprekken van over. Dat scheelt aanzienlijk in tijd! - Voorkom dat je te veel dingen belooft
Het is natuurlijk heel makkelijk om te zeggen ‘dat ga ik voor u uitzoeken’ of ‘daar kom ik later even op terug’. Maar het ‘probleem’ hiermee is dat je dan een verwachting schept bij ouders en dat je die moet gaan waarmaken. En het liefste zo snel mogelijk, want ouders zitten altijd te wachten en willen het zo snel mogelijk geregeld hebben. Als je dit bij iedere ouder doet, dan komt er uit jouw rondje oudergesprekken ontzettend veel werk rollen. Dat is soms niet anders, maar het is wel belangrijk dat je dit goed probeert te reguleren. - Beloof geen dingen waar jij niet over gaat.
Nog zo eentje. Als ouders iets van jou willen of aan jou vragen waar jij eigenlijk niet over gaat, verwijs ze dan door naar degene die daar wel over gaat. Dat is belangrijk om twee redenen. Ten eerste kost het jou extra tijd en werk als je taken van collega’s gaat uitvoeren. Maar nog belangrijker, er is een taakverdeling afgesproken tussen vakdocenten, mentoren en teamleiders. En het is natuurlijk niet erg om elkaar te helpen, maar als jij problemen op gaat lossen die de mentor moet oplossen, dan staat die mentor buiten spel en kan hij of zij belangrijke informatie missen. Andersom kan het zijn dat jij verantwoordelijkheden op je neemt die eigenlijk een teamleider moet nemen en daarmee kan jij weer in de problemen raken. Verwijs bij dit soort vragen ouders altijd door naar de mentor of teamleider of iemand anders die over die specifieke vraag gaat. Ben je mentor en is er een vraag over een specifiek vak? Dan verwijs je dus door naar die vakdocent!
Download het gespreksformulier
Ben je toe aan een beetje overzicht en zoek je een manier om jouw gesprekken voor te bereiden?
Download dan het oudergespreksformulier in de shop.
Ben je op zoek naar nog meer inspiratie? Volg dan mijn online cursus Werkvormen voor iedere les. Daarin leer je heel veel verschillende werkvormen toepassen, maar is er ook aandacht voor motivatie bij leerlingen stimuleren en onderzoeken wat voor docent jij bent!
