Chaos aan het begin van het schooljaar is voor veel startende docenten eerder regel dan uitzondering. Ik kreeg via Instagram meerdere malen de vraag om hier eens een artikel over te schrijven, want hoe zorg je voor zo min mogelijk chaos aan het begin van het schooljaar? Eerlijk is eerlijk: ik ben een chaoot. Dus een artikel schrijven over het voorkomen van chaos aan het begin van het schooljaar lijkt misschien een bijzondere keuze. Toch houd ik al jaren allerlei ballen in de lucht: werk, gezin, studie, bedrijf. En over het algemeen ben ik ook verantwoordelijk voor de agenda’s van mijn kinderen (en meestal ook van mijn man). Enige ervaring in het omgaan met chaos heb ik dus wel. Vandaag begin ik met een artikel over het overzichtelijk houden van jouw mailbox. Lees je mee?

Mijn tips om chaos te voorkomen

  1. Deel je mailbox in
    Je mailbox is de plek waar veel, zo niet alle, belangrijke informatie binnen komt. Schoolbreed (bijvoorbeeld de nieuwsbrief van de school), over klassen (informatie van mentoren), over leerlingen (mails van het zorgteam of een mentor), maar ook de informatie van jouw team of vakgroep komt hier binnen. Door te zorgen voor structuur in je mailbox voorkom je chaos en een hoop zoekwerk op het moment dat je dat ene mailtje zoekt. Dus maak mapjes. Voor de nieuwsbrief, per klas, voor je sectie en/of je team. Wellicht is het in jouw geval zelfs nodig om daar nog een verdeling in te maken. Bedenk welke mapjes jij nodig hebt om het overzicht te bewaren. Wellicht kun je ook met kleurtjes werken? Het kan helpen om een beter overzicht te houden. Maak, naast archiefmapjes, ook een actiemapje aan. Hieronder lees je waarom.
  2. Actie of niet?
    Op een dag kunnen er veel mailtjes binnenkomen. In drukke periodes zoveel dat je wellicht het overzicht kwijt raakt. Wat mij ook wel eens gebeurt is dat ik een planning heb voor mijn werkdag, maar dat die planning in de soep loopt door een heleboel mailtjes met vragen. Ontvang je een mail? Check dan eerst hoe belangrijk deze voor jou is. Ben je een meelezer of staat er een actie in voor jou. In dat laatste geval: hoeveel spoed heeft die actie? Soms gebeurt er iets waar jij direct op moet reageren. Maar veel vaker kun je ook later reageren. Een actie die je later kunt uitvoeren, laat je nog even staan. Maar de kans bestaat dat je die mail kwijt raakt. Daarom heb je, naast je archiefmapjes, ook een actiemapje aangemaakt. Mailtjes waar je op moet reageren, maar die ook later behandeld kunnen worden zet je in dit mapje. Zo raak je deze actiemailtjes niet kwijt, maar nemen ze ook je werkdag niet over.
  3. Gebruik de indeling van je mailbox ook!
    Mapjes maken is een ding, maar zorg dat je de mapjes ook gebruikt! Komt er een mail binnen? Lees hem, bepaal of dit informatie is of dat jij actie moet ondernemen. Is het informatie en heb je deze informatie later nog nodig? Plaats het mailtje in het goede archiefmapje, zodat je het later makkelijk kunt vinden om terug te lezen. Is het een actiemailtje? Bepaal hoeveel spoed het mailtje heeft. Moet je direct reageren? Doe dit en archiveer daarna het mailtje. Kan de actie ook even wachten? Plaats hem in je actiemapje, zodat je op een later moment rustig de tijd hebt voor deze actie.
  4. Plan tijd in voor acties
    Je bent goed bezig! Je inbox is vrijwel leeg, de mailtjes worden gearchiveerd en je parkeert actiemailtjes zonder spoed tijdelijk. Nog een laatste tip: plan tijd in om het actiemapje te legen! Want voor je het weet staan al die actiemailtjes netjes geparkeerd en vergeet je dit hele mapje. Dat is natuurlijk niet de bedoeling van dit systeem. Zorg er dus voor dat je in je werkweek een of twee keer een moment hebt om de mails in dit mapje door te lezen en de acties uit te voeren. Vergeet niet om, als je klaar bent, ook deze mailtjes weer te archiveren wanneer dit nodig is.

Nee is ook een antwoord

Als je bovenstaande tips toepast, ervaar je (hopelijk) meer rust. Het vergt echter wel van jou dat je leert om ook nee te zeggen tegen dingen. Of om aan te geven dat je wel gaat reageren op een actieverzoek, maar dat je dit later zal doen. Je kunt je mailbox nog zo goed ordenen, nee zeggen blijft voor sommigen een lastig punt. Zoals voor mijzelf. Jaren lang was ik niet in staat om nee te zeggen. Bang om mensen teleur te stellen of de indruk te wekken dat ik de kantjes er vanaf liep. Vreselijk vond ik dat! Ik was dan ook die persoon die al het werk liet vallen om te reageren op mailtjes die binnen kwamen en het werk dat daaruit voort kwam direct uit te voeren. Met als gevolg dat ik dus achter liep op mijn reguliere werk en een enorme werkdruk voelde. Kortom: pas een structuur als deze toe, maar zeg ook nee waar dit nodig is!

Wil je meer artikelen lezen en op de hoogte blijven? Dat kan! Via Facebook deel ik regelmatig tips en links die ik online tegenkom. Via Instagram geef ik je een inkijkje in mijn docentenleven, inclusief mijn studie en mijn gezinsleven.
Heb je interesse in een door mij gegeven (online) training? Leuk! Op deze pagina vind je meer informatie. Wil je meer weten over werkvormen en hoe je die inzet in jouw lessen? Bekijk dan eens deze pagina.
En denk je dat ik degene ben die jou zou kunnen coachen? Dat lijkt mij heel erg leuk!
Heb je interesse in een professionele samenwerking? Check dan mijn LinkedIn of stuur een mailtje via info@docentenleven.nl.