De laatste weken, wat zeg ik maanden inmiddels, wordt vrijwel al het onderwijs op afstand verzorgd. En hoewel er zicht op is dat de basisscholen en hopelijk daarna ook de middelbare scholen weer op gaan, zal er nog steeds zoveel mogelijk vanuit huis gewerkt moeten worden. De klassen worden nog niet volledig gevuld en ook vergaderen zal waarschijnlijk niet (volledig) op school gebeuren. Docenten zijn meester in lange vergaderingen organiseren, maar online wil je zeker voornamelijk nuttig vergaderen. De vraag is, hoe kun je effectief vergaderen op afstand?
Infographic
Ik maakte een infographic met daarin 10 tips om je te helpen met effectief vergaderen op afstand. De infographic is te downloaden door op de afbeelding te klikken, maar je kunt hem ook hier downloaden. Hier onder leg ik mijn 10 tips nog wat uitgebreider uit.
Effectief vergaderen op afstand, 10 tips tips
Maak een agenda op
Ook, of eigenlijk juist, voor online vergaderingen is het belangrijk om te weten waar je over gaat praten. Dus ook voor online vergaderingen is het goed om een agenda op te stellen met vergaderpunten. Zorg er ook voor dat er gelegenheid is voor collega’s om iets wat hen op dat moment te binnen schiet te kunnen bespreken. De zou bijvoorbeeld een rondvraag kunnen zijn. Geef collega’s ook de gelegenheid om vergaderpunten in te sturen.- Wees kritisch
Ja kan niet alles bespreken in een vergadering. Er zal moeten worden gekozen. En in deze tijd, waar alles nieuw is en alles moet worden uitgevonden, lijkt alles belangrijk. Dat is best lastig. Toch is het goed om kritisch te zijn op wat je wel en wat je niet behandeld in een vergadering. Docenten zijn net mensen en kunnen zich, net als leerlingen, ook maar beperkt concentreren. Zeker in deze tijd waar al zoveel moet gebeuren en er thuis wellicht ook nog kinderen zitten die aandacht vragen. - Cluster onderwerpen
Zorg ervoor dat je per vergadering onderwerpen clustert. Door onderwerpen in een vergadering te bespreken die bij elkaar horen, hou je de aandacht van de teamleden beter vast. Als je van hot naar her gaat en alle onderwerpen bespreekt die ter tafel komen, dan zullen de teamleden door de bomen het bos niet meer zien. Dit punt brengt ons ook gelijk bij punt 4: - Deel de vergadering op in kleinere delen
Dat wil zeggen, als je toch veel verschillende onderwerpen moet bespreken, zorg dan voor meer vergadermomenten. Dus cluster de onderwerpen en verdeel ze over meerdere momenten. - Houd het kort
Of in ieder geval korter. Ook deze tip draagt (net als tip 3 en 4) bij aan een betere concentratie en motivatie bij de teamleden. Door onderwerpen te clusteren, vergaderingen te plannen per cluster en deze vergaderingen vervolgens kort te houden, houd je de aandacht van je teamleden beter vast. 
Houd rekening met ruis
Op allerlei manieren worden online vergaderingen verstoord. Denk aan kinderen die ineens binnen denderen of ruzie maken, de wifi die uitvalt, een microfoon die niet werkt etc. Veel van deze dingen heb je niet of nauwelijks in de hand. En in de huidige situatie heeft iedereen begrip voor deze ruis. Zolang jij geen perfect verlopende vergadering verwacht, heb je zelf minder stress en kweek je meer begrip en motivatie bij je teamleden.- Ga in groepjes uit elkaar
Bij grote teams of secties, zoals mijn eigen sectie bestaande uit 13 leden, kan het zinvol zijn om plenair te beginnen, maar groepjes verder te gaan. Denk aan onderbouw/bovenbouw of mentoren /niet mentoren. Dit geeft rust, want er zitten minder mensen in de vergadering. En dat zorgt voor minder ruis (minder kinderen die komen storen, minder wifi die uit kan vallen en ga zo maar door). Je kunt er voor kiezen om aan het einde van de vergadering nog even plenair bij elkaar te komen om af te sluiten. Je kunt hier ook duidelijke afspraken over maken (bijvoorbeeld, dat ieder groepje eigen notulen maakt en deze op een vaste plek inlevert). - Werk in gedeelde documenten
Als je via een cloud werkt, kun je een Word- of Exceldocument aanmaken dat voor iedereen toegankelijk is en door iedereen kan worden aangevuld. In het document kun je dan ook zien wie at heeft toegevoegd. Stel je bent op zoek naar manieren om in de 1,5 meter maatschappij les te kunnen geven en je wil de ideeën van je collega’s verzamelen, dan kun je deze vraag in een worddocument zetten en de teamleden hun ideeën laten invullen. Aan het einde van de rit heb je een mooi, rijk gevuld document waar je verder mee kunt werken. - Werk met digitale middelen
Denk aan Padlet om als een digitaal prikbord in te zetten. Je kunt het gebruiken om agendapunten te verzamelen of om meningen te verzamelen. Maar je kunt het ook gebruiken als een manier om ideeën te verzamelen. Of gebruik Trello om als team overzicht te houden op de projecten of klussen waar je aan werkt. Wat is af en wat moet nog gebeuren en wie doet wat? In de app of op de website kun je alles goed bijhouden. En wil je weten wat je teamgenoten denken of vinden? Dan kun je een korte enquête afnemen met Google forms of Forms van Microsoft. - Maak notulen
Ook nu is het van belang om gemaakte afspraken vast te leggen. Sterker nog, misschien is dit juist nu van belang! Want doordat we allemaal wat minder geconcentreerd zijn en er wat meer ruis op de lijn zit, vergeten we gemaakte afspraken makkelijker. Door dit goed te notuleren en op een goed vindbare plaats op te slaan, kan iedereen de afspraken teruglezen. Elkaar hierop aanspreken wordt makkelijker en je hoeft collega’s niet te storen om te vragen wat er ook alweer wat afgesproken.
Vond je deze tips nuttig? Dan hoor ik dat natuurlijk graag! Heb jij nog een aanvullende tip? Ik ben heel benieuwd. Misschien vind je het ook leuk om mij te volgen op Facebook of Instagram!
