Als je in het basisonderwijs of het voortgezet onderwijs werkt heb je er ieder jaar wel mee te maken: oudergesprekken. De één draait er zijn hand niet voor om, de ander wordt al zenuwachtig bij de gedachte aan die gesprekken. En ergens begrijp ik dat wel, want voor een klas pubers of kinderen staan is nog tot daar aan toe, maar oog in oog zitten met ouders die niets liever willen dan een goed presterend kind is andere koek.
Hoe je er ook tegenaan kijkt, voor iedereen geldt: een goede voorbereiding is al het halve werk. Zeker als je alle ouders van een klas gaat spreken (bijvoorbeeld als mentor of als leerkracht op de basisschool) of wanneer je een vak geeft waar nu eenmaal veel ouders op af komen (Nederlands, wiskunde), kan je soms een behoorlijk volle avond hebben. En hoe graag je het ook zou willen. Aan het einde van de avond weet je vaak niet meer wie je als eerste gesproken hebt en wat er precies gezegd is. Dus naast een goede voorbereiding is het ook heel fijn om tijdens de gesprekken een manier te vinden om de informatie bij te houden.
Aandacht voor oudergesprekken tijdens de opleiding
Ik ben benieuwd, heb jij tijdens jouw opleiding les gehad in het voeren van oudergesprekken? Zelf heb ik ooit één keer een rollenspel gedaan tijdens mijn studie. Dit moest mij voorbereiden op oudergesprekken. De acteur maakte het mij niet gemakkelijk, maar toch. Het was niet het echte werk. Ik slaagde en heb daarna nooit meer een training gekregen of een goede voorbereiding gehad op oudergesprekken. Later kreeg ik op een school waar ik ging werken wel de gelegenheid om een cursus gesprekstechnieken te gaan volgen. Maar ik was toen al bezig met een vervolgopleiding waar die gesprekstechnieken wél heel uitgebreid aanbod kwamen. Mijn ervaring is/was dat je als je startende leraar veel zelf moet uitzoeken op dit gebied.
Aandacht voor oudergesprekken tijdens je eerste jaren voor de klas
Hoe scholen omgaan met nieuwe leraren die ook voor het eerst oudergesprekken voeren, is wisselend. De ene school denkt er gewoon niet bij na dat het voeren van oudergesprekken voor startende leraren nieuw, spannend en gewoon moeilijk is. Andere scholen staan hier meer bij stil. Soms is het onderdeel van het inwerkprogramma, soms wordt er op maat gezocht naar een cursus. Helaas merk ik zelf wel dat er weinig echte begeleiding op dit gebied is. Op de een of andere manier is het voeren van oudergesprekken een vast onderdeel van het takenpakket, maar hoe je dit dan aanpakt, wat de methode is die een school gebruikt en waar je het beste op kunt letten wordt maar weinig besproken of uitgelegd.
Oudercontact is belangrijk
In mijn ogen is oudercontact belangrijk. Misschien wel een van de belangrijkste onderdelen van het onderwijs, zeker in het voortgezet onderwijs. Ouders kennen hun kinderen het beste en kunnen jou waardevolle informatie geven over hun kind. En zelf vind ik het altijd fijn om ouders te leren kennen. Het geeft vaak net even dat complete plaatje van de situatie. Ik begrijp dan net even bete waarom een kind doet wat hij/zij doet. Ook als er problemen zijn, dan is samenwerking tussen ouders en school vaak de beste manier om de problemen op te lossen.
Alhoewel ik ook van mening ben dat de tienminuten gesprekken in de basis niet bedoeld zijn om echte problemen te bespreken. Die zouden al besproken moet zijn/worden op een ander (rustiger) moment. Een tienminuten gesprek kan dan wel een mooi evaluatie moment zijn.
Om een goede samenwerking tussen ouders en school te kunnen realiseren is dus het contact tussen de school en de ouders heel belangrijk. Ouders spreken vaak meerdere personen op school: medewerkers van de zorg, mentoren, coördinatoren of teamleiders. En natuurlijk vakdocenten. Het is wel zo prettig als iedereen dezelfde taal spreekt. Dat voorkomt onduidelijkheid. Het is dus heel belangrijk dat ook vakdocenten leren hoe ze met ouders kunnen spreken. Zij zijn namelijk degenen die worden aangesproken als een leerling bij een bepaald vak achterblijft of vastloopt. Wat mij betreft zou er dus best wat meer aandacht voor mogen zijn.
In het diepe gegooid
Ik weet niet hoe het bij jou ging toen je voor de eerste keer een ouderavond hield, maar ik ben letterlijk in het diepe gegooid. Ik had nog nooit een ouder (beroepsmatig) in het echt ontmoet en tijdens de ouderavond zouden er van zeker 20 leerlingen ouders naar school komen om mij te spreken. Ik kreeg een rooster waarbij ik iedere ouder 10 minuten zou spreken, met eenmalig een pauze van 10 minuten ertussen. Ik had een tafeltje toegewezen gekregen in de aula. Na lang zoeken vond ik dat tafeltje, maar hoe nu ver?
Gelukkig praat ik makkelijk en kan ik ook goed luisteren, dus ik ben die avond doorgekomen. Toch vond ik het een pittige ervaring. Aan het einde van de avond had ik eindelijk door hoe het zat.
Het heeft nog heel wat ouderavonden geduurd voordat het me ook daadwerkelijk lukte om de gesprekjes binnen de 10 minuten te houden. Dat vond ik nog de grootste opgave!
Op dat moment kwam ik er wel achter dat ik mijn gesprekken niet voldoende had voorbereid en ik de overzichten met gegevens ook niet goed genoeg had bestudeerd om er zinvolle dingen over te kunnen zeggen. De tweede keer ging het beter. Ik zorgde ervoor dat ik van alle leerlingen wist hoe ze er voor stonden, hoe hun houding in de les was en ik bedacht van te voren wat ouders mij zouden kunnen vragen, zodat ik alvast een antwoord kon bedenken op die vragen. Deze tweede keer gingen de gesprekken beter en bleef ik makkelijker binnen de tijd. Maar nog altijd was er ruimte voor verbetering.
Inmiddels voer ik al jaren oudergesprekken en gaat het allemaal steeds beter en makkelijker. Ik heb een manier gevonden om mezelf goed voor te kunnen bereiden en ik mis eigenlijk nooit meer belangrijke informatie. Toch leer ik iedere keer weer van de gesprekken en zie ik altijd wel ruimte voor verbetering.
Heb je binnenkort oudergesprekken? Lees mijn tips!
Zelf heb ik heel lang met een schriftje gewerkt. In dit schriftje noteerde ik ook mijn lesdoelen en de werkvormen die ik wilde doen. Twee keer per jaar kwamen daar de oudergesprekken tussen te staan. Dit werkt op zich goed, alles wat voor mijn werk belangrijk was stond zo op een plek. Toch wilde ik iets meer overzicht. Ik ben dit jaar geen mentor, maar ben wel altijd goed op de hoogte van de prestaties en het welzijn van mijn leerlingen. Dat vind ik belangrijk. En bij gesprekken met ouders kan het zelfs handig zijn.
Hoe ga ik te werk?
Stap 1: Als ik de lijst met afspraken binnen heb, noteer ik van te voren al een aantal gegevens over de leerlingen. Zo noteer ik de cijfers die de leerlingen behaald hebben op verschillende onderdelen (en ik probeer hier direct een beeld bij te schetsen). Maar ik noteer ook dingen die me opvallen. Is het kind bijvoorbeeld heel druk of juist erg rustig de laatste tijd? Zijn de spullen op orde of is hier sinds kort iets in veranderd? Wordt het huiswerk gemaakt? Zo heb ik van te voren per kind al een beeld van de situatie vanuit mijn kant van het verhaal.
Tip: ik bedenk van te voren altijd wat de ouders zouden willen weten over hun kind. Zijn de cijfers laag? Dan is de vraag meestal hoe ouders hun kind kunnen helpen om dit op te krikken. Zijn de cijfers hoog? Dan kan het zijn dat de motivatie van de leerling bijvoorbeeld laag ligt en dat ouders hier een tip voor willen. Maar soms willen ouders ook gewoon weten wie jij bent. Hoe dan ook, door alvast te bedenken waar ouders voor zouden kunnen komen en een antwoord op die vragen alvast voor te bereiden, kan jij straks een inhoudelijk beter antwoord geven.
Stap 2: Vervolgens voer ik het gesprek, waarbij ik over het algemeen de ouders uitnodig het gesprek te beginnen. Zij komen voor mij, dus waarschijnlijk hebben zij ook een vraag voor mij! En aangezien we maar tien minuten hebben, wil ik graag zo snel mogelijk tot de kern komen.
Tijdens het gesprek noteer ik de vraag van de ouders en kort wat dingen die mij opvallen aan hun verhaal. Dit geeft mij bij de beantwoording wat houvast om concreet te blijven.
Tip: voordat je overgaat op het beantwoorden van de vraag is het verstandig om te controleren of je de vraag goed begrepen hebt. Dus vast kort samen wat je hebt begrepen uit het verhaal van de ouders en herhaal hun vraag. Vraag ze ook of je dit goed begrepen hebt. Is dat zo? Dan kan je verder. Klopt het toch niet helemaal? Dan kunnen ouders dit nog aanvullen. Zo gaat er geen kostbare tijd verloren aan misverstanden in de communicatie.
Stap 3: Regelmatig komt het voor dat ik in tien minuten het probleem niet kan oplossen. Ik moet vaak iets uitzoeken of navragen. Ik geef dit dan aan bij de ouders. We maken hierover een afspraak. Bijvoorbeeld: ik vraag iets na en stuur de ouders een mailtje over het resultaat. Deze afspraak noteer ik ook. De uiteindelijke acties (het uitzoeken en mailen) benadruk ik nog eens goed. Want ik wil dat niet vergeten! Mocht ik een datum hebben afgesproken, dan noteer ik die. Aan het einde van alle gesprekken kan ik deze informatie weer verwerken in mijn agenda.
Over het algemeen zijn ouders na een dergelijke cyclus tevreden. Ze hebben het idee dat ze gehoord zijn, ze weten dat het probleem mijn aandacht heeft en dat ik eraan werk.
Let wel op!
Ouders willen, heel begrijpelijk, zoveel en zo goed mogelijk geholpen worden. Van alle kinderen is hun kind natuurlijk het belangrijkste kind. Dat begrijpen wij best. Maar je kunt niet alle problemen oplossen. Voor sommige dingen heb je een teamleider nodig of de mentor. Heb je de indruk dat jij niet de aangewezen persoon bent om dit probleem op te lossen? Verwijs ze dan door naar de mentor. Als je vakdocent bent, ben je alleen verantwoordelijk voor je vak. En ook alleen vragen met betrekking tot dit vak kan jij beantwoorden. Ben je mentor of juf/meester van een basisschoolklas, dan ben je verantwoordelijk voor een breder spectrum van de vragen.
Zorg hoe dan ook dat je die grens goed bewaakt, want voor je het weet zit je tot aan je nek in het extra werk. Maar ook niet onbelangrijk, als jij de vragen die voor de mentor zijn gaat beantwoorden kan er veel onduidelijkheid ontstaan.
Om het makkelijker te maken maakte ik een formulier om jouw oudergesprekken voor te bereiden. Je vindt het formulier hier. Of download het e-book met nog veel meer tips én ook het formulier hier!
