Als je in het basisonderwijs of het voortgezet onderwijs werkt heb je er ieder jaar wel mee te maken: oudergesprekken. De een draait er zijn hand niet voor om, de ander wordt al zenuwachtig bij de gedachte aan die gesprekken. En ergens begrijp ik dat wel. Want voor een klas pubers of kinderen staan is nog tot daar aan toe, maar oog in oog zitten met ouders die niets liever willen dan een goed presterend kind. Dat is andere koek.

Hoe je er ook tegenaan kijkt, voor iedereen geldt: een goede voorbereiding is al het halve werk. Zeker als je alle ouders van een klas gaat spreken of wanneer je een vak hebt waar nu eenmaal veel ouders op af komen (Nederlands, wiskunde), kan je soms een behoorlijk volle avond hebben. En hoe graag je het ook zou willen. Aan het einde van de avond weet je vaak niet meer wie je als eerste gesproken hebt. Dat wil zeggen, als je het niet goed bijgehouden hebt.

Aandacht voor oudergesprekken tijdens de opleiding

Ik ben benieuwd, heb jij tijdens jouw opleiding les gehad in het voeren van oudergesprekken? Zelf heb ik ooit een keer een rollenspel gedaan tijdens mijn studie. Dit moest mij voorbereiden op oudergesprekken. De acteur maakte het mij niet gemakkelijk, maar toch. Het was niet het echte werk. Ik slaagde en heb daarna nooit meer een training gekregen of een goede voorbereiding gehad op oudergesprekken. Als je als docent aan de slag gaat wordt er min of meer van je verwacht dat je dit er maar gewoon bij doet.

Aandacht voor oudergesprekken tijdens je eerste jaren voor de klas

Hoe scholen omgaan met nieuwe docenten die ook voor het eerst oudergesprekken voeren, is wisselend. De ene school denkt er gewoon niet bij na dat het voeren van oudergesprekken voor startende docenten spannend en zelfs moeilijk is. Andere scholen staan hier meer bij stil. Op de school waar ik momenteel werkzaam ben, wordt er bijvoorbeeld ieder jaar een training gesprekstechnieken voor startende docenten gegeven. Hoewel deze training niet speciaal over het voeren van oudergesprekken gaat, leer je er wel hoe je effectief gesprekken voert. Met collega’s, leerlingen en ouders.

Oudercontact is belangrijk

In mijn ogen is oudercontact belangrijk. Misschien wel een van de belangrijkste dingen in het onderwijs, zeker in het voortgezet onderwijs. Ouders kennen hun kinderen het beste en kunnen jou waardevolle informatie geven over hun kind. Als er problemen zijn, dan is samenwerking tussen ouders en school vaak de beste manier om de problemen op te lossen. Om een goede samenwerking tussen ouders en school te kunnen realiseren is dus het contact tussen de school en de ouders heel belangrijk. Ouders spreken vaak meerdere personen op school: medewerkers van de zorg, mentoren, coördinatoren of teamleiders. En natuurlijk vakdocenten. Het is wel zo prettig als iedereen dezelfde taal spreekt. Dat voorkomt onduidelijkheid. Het is dus heel belangrijk dat ook vakdocenten leren hoe ze met ouders kunnen spreken. Zij zijn namelijk degenen die worden aangesproken als een leerling bij een bepaald vak achterblijft of vastloopt. Wat mij betreft zou er dus best wat meer aandacht voor mogen zijn.

In het diepe gegooid

Ik weet niet hoe het bij jou ging toen je voor de eerste keer een ouderavond hield, maar ik ben letterlijk in het diepe gegooid. Ik had nog nooit een ouder beroepsmatig in het echt ontmoet en tijdens de ouderavond zouden er van zeker 15 leerlingen ouders naar school komen om mij te spreken. Ik kreeg een rooster waarbij ik iedere ouder 10 minuten zou spreken, met eenmalig een pauze van 10 minuten ertussen. Ik had een tafeltje toegewezen gekregen in de aula. Dat tafeltje vond ik, maar hoe nu ver?

Gelukkig praat ik makkelijk en kan ik ook goed luisteren, dus ik ben die avond doorgekomen. Toch vond ik het een pittige ervaring. Aan het einde van de avond had ik eindelijk door hoe het zat en na 15x kon ik eindelijk het gesprek ook echt binnen de 10 minuten houden. Maar jeetje zeg! Dat was helemaal niet zo makkelijk.

Op dat moment kwam ik er wel achter dat ik mijn gesprekken niet voldoende had voorbereid en ik de overzichten met gegevens ook niet goed genoeg had bestudeerd om er zinvolle dingen over te kunnen zeggen. De tweede keer ging het beter. Ik zorgde ervoor dat ik van alle leerlingen wist hoe ze er voor stonden, hoe hun houding in de les was en ik bedacht van te voren wat ouders mij zouden kunnen vragen, zodat ik alvast een antwoord kon bedenken op die vragen. Deze tweede keer gingen de gesprekken beter en bleef ik makkelijker binnen de tijd. Maar nog altijd was er ruimte voor verbetering.

Inmiddels voer ik al jaren oudergesprekken en gaat het allemaal steeds beter en makkelijker. Ik heb een manier gevonden om mezelf goed voor te kunnen bereiden en ik mis eigenlijk nooit meer belangrijke informatie. Toch leer ik iedere keer weer van de gesprekken en zie ik altijd wel ruimte voor verbetering.

Heb je binnenkort oudergesprekken? Lees mijn tips!

Zelf heb ik heel lang met een schriftje gewerkt. In dit schriftje noteerde ik ook mijn lesdoelen en de werkvormen die ik wilde doen. Twee keer per jaar kwamen daar de oudergesprekken tussen te staan. Dit werkt op zich goed, alles wat voor mijn werk belangrijk was stond zo op een plek. Toch wilde ik iets meer overzicht. Ik ben dit jaar geen mentor, maar ben wel altijd goed op de hoogte van de prestaties en het welzijn van mijn leerlingen. Dat vind ik belangrijk. En bij gesprekken met ouders kan het zelfs handig zijn.

Hoe ga ik te werk?

Stap 1: Als ik de lijst met afspraken binnen heb, noteer ik van te voren al een aantal gegevens over de leerlingen. Zo noteer ik de cijfers die de leerlingen behaald hebben op verschillende onderdelen (en ik probeer hier direct een beeld bij te schetsen). Maar ik noteer ook dingen die me opvallen. Is het kind bijvoorbeeld heel druk of juist erg rustig de laatste tijd? Zijn de spullen op orde of is hier sinds kort iets in veranderd? Wordt het huiswerk gemaakt? Zo heb ik van te voren per kind al een beeld van de situatie vanuit mijn kant van het verhaal.

Tip: ik bedenk van te voren altijd wat de ouders zouden willen weten over hun kind. Zijn de cijfers laag? Dan is de vraag meestal hoe ouders hun kind kunnen helpen om dit op te krikken. Zijn de cijfers hoog? Dan kan het zijn dat de motivatie van de leerling bijvoorbeeld laag ligt en dat ouders hier een tip voor willen. Maar soms willen ouders ook gewoon weten wie jij bent. Hoe dan ook, door alvast te bedenken waar ouders voor zouden kunnen komen en een antwoord op die vragen alvast voor te bereiden, kan jij straks een inhoudelijk beter antwoord geven.

Stap 2: Vervolgens voer ik het gesprek, waarbij ik over het algemeen de ouders uitnodig het gesprek te beginnen. Zij komen voor mij, dus waarschijnlijk hebben zij ook een vraag voor mij! En aangezien we maar tien minuten hebben, wil ik graag zo snel mogelijk tot de kern komen.
Tijdens het gesprek noteer ik de vraag van de ouders en kort wat dingen die mij opvallen aan hun verhaal. Dit geeft mij bij de beantwoording wat houvast om concreet te blijven.

Tip: voordat je overgaat op het beantwoorden van de vraag is het verstandig om te controleren of je de vraag goed begrepen hebt. Dus vast kort samen wat je hebt begrepen uit het verhaal van de ouders en herhaal hun vraag. Vraag ze ook of je dit goed begrepen hebt. Is dat zo? Dan kan je verder. Klopt het toch niet helemaal? Dan kunnen ouders dit nog aanvullen. Zo gaat er geen kostbare tijd verloren aan misverstanden in de communicatie.

Stap 3: Regelmatig komt het voor dat ik in tien minuten het probleem niet kan oplossen. Ik moet vaak iets uitzoeken of navragen. Ik geef dit dan aan bij de ouders. We maken hierover een afspraak. Bijvoorbeeld: ik vraag iets na en stuur de ouders een mailtje over het resultaat. Deze afspraak noteer ik ook. De uiteindelijke acties (het uitzoeken en mailen) benadruk ik nog eens goed. Want ik wil dat niet vergeten! Mocht ik een datum hebben afgesproken, dan noteer ik die. Aan het einde van alle gesprekken kan ik deze informatie weer verwerken in mijn agenda.

Over het algemeen zijn ouders na een dergelijke cyclus tevreden. Ze hebben het idee dat ze gehoord zijn, ze weten dat het probleem mijn aandacht heeft en dat ik eraan werk.

Let wel op!

Ouders willen, heel begrijpelijk, zoveel en zo goed mogelijk geholpen worden. Van alle kinderen is hun kind natuurlijk het belangrijkste kind. Dat begrijpen wij best. Maar je kunt niet alle problemen oplossen. Voor sommige dingen heb je een teamleider nodig of de mentor. Heb je de indruk dat jij niet de aangewezen persoon bent om dit probleem op te lossen? Verwijs ze dan door naar de mentor. Als je vakdocent bent, ben je alleen verantwoordelijk voor je vak. En ook alleen vragen met betrekking tot dit vak kan jij beantwoorden. Ben je mentor of juf/meester van een basisschoolklas, dan ben je verantwoordelijk voor een breder spectrum van de vragen.

Zorg hoe dan ook dat je die grens goed bewaakt, want voor je het weet zit je tot aan je nek in het extra werk. Maar ook niet onbelangrijk, als jij de vragen die voor de mentor zijn gaat beantwoorden kan er veel onduidelijkheid ontstaan.

Om het makkelijker te maken maakte ik een formulier om jouw oudergesprekken voor te bereiden. Je vindt het formulier hier.

Op zoek naar een training of coaching voor jezelf of  jouw team?

Heb je interesse in een door mij gegeven (online) training? Leuk! Op deze pagina vind je meer informatie. Wil je meer weten over werkvormen en hoe je die inzet in jouw lessen? Bekijk dan eens deze pagina.
Heb je interesse in een professionele samenwerking? Check dan mijn LinkedIn of stuur een mailtje via info@docentenleven.nl.

Wil je meer artikelen lezen en op de hoogte blijven? Dat kan! Via Facebook deel ik regelmatig tips en links die ik online tegenkom. Via Instagram geef ik je een inkijkje in mijn docentenleven, inclusief mijn studie en mijn gezinsleven.