Als je in het basisonderwijs of het voortgezet onderwijs werkt heb je er ieder jaar wel mee te maken: oudergesprekken. De een draait er zijn hand niet voor om, de ander wordt al zenuwachtig bij de gedachte aan die gesprekken. En ergens begrijp ik dat wel. Want voor een klas pubers of kinderen staan is nog tot daar aan toe, maar oog in oog zitten met ouders die niets liever willen dan een goed presterend kind. Dat is andere koek.

Hoe je er ook tegenaan kijkt, voor iedereen geldt: een goede voorbereiding is al het halve werk. Zeker als je alle ouders van een klas gaat spreken of wanneer je een vak hebt waar nu eenmaal veel ouders op af komen (Nederlands, wiskunde), kan je soms een behoorlijk volle avond hebben. En hoe graag je het ook zou willen. Aan het einde van de avond weet je vaak niet meer wie je als eerste gesproken hebt. Dat wil zeggen, als je het niet goed bijgehouden hebt.

Zelf heb ik ooit een keer een rollenspel gedaan tijdens mijn studie. Dit moest mij voorbereiden op oudergesprekken. De acteur maakte het mij niet gemakkelijk, maar toch. Het was niet het echte werk. Ik slaagde en heb daarna nooit meer een training gekregen of een goede voorbereiding gehad op oudergesprekken. Als docent wordt min of meer van je verwacht dat je dit gewoon doet.

Als je al jaren oudergesprekken voert is dit artikel misschien niet voor jou. Wellicht heb je een prima manier gevonden om je gesprekken te voeren en uitkomsten te noteren. Maar als jij nog nooit een gesprek met ouders hebt gevoerd is het misschien fijn om wat tips te krijgen. Voor dit artikel beperk ik mij tot de tips met betrekking tot het noteren van informatie.

Zelf heb ik heel lang met een schriftje gewerkt. In dit schriftje noteerde ik ook mijn lesdoelen en de werkvormen die ik wilde doen. Twee keer per jaar kwamen daar ook de oudergesprekken tussen te staan. Dit werkt op zich goed. Toch wilde ik iets meer overzicht. Ik ben dit jaar geen mentor, maar ben wel altijd goed op de hoogte van de prestaties en het welzijn van mijn leerlingen. Dat vind ik belangrijk. En bij gesprekken met ouders kan het zelfs handig zijn.

Hoe ga ik te werk?

Stap 1: Als ik de lijst met afspraken binnen heb, noteer ik van te voren al een aantal gegevens over de leerlingen. Zo noteer ik de cijfers die de leerlingen behaald hebben op verschillende onderdelen (en ik probeer hier direct een beeld bij te schetsen). Maar ik noteer ook dingen die me opvallen. Is het kind bijvoorbeeld heel druk of juist erg rustig de laatste tijd? Zijn de spullen sinds kort niet meer op orde? Wordt het huiswerk gemaakt? Zo heb ik van te voren per kind al een beeld van de situatie vanuit mijn kant van het verhaal.

Stap 2: Vervolgens voer ik het gesprek, waarbij ik over het algemeen de ouders uitnodig het gesprek te beginnen. Zij komen voor mij, dus waarschijnlijk hebben zij ook een vraag voor mij! En aangezien we maar tien minuten hebben, wil ik graag zo snel mogelijk tot de kern komen.
Tijdens het gesprek noteer ik de vraag van de ouders en kort wat dingen die mij opvallen aan hun verhaal. Dit geeft mij bij de beantwoording wat houvast om concreet te blijven.

Stap 3: Regelmatig komt het voor dat ik in tien minuten het probleem niet kan oplossen. Ik moet vaak iets uitzoeken of navragen. Ik geef dit dan aan bij de ouders. We maken hierover een afspraak. Bijvoorbeeld: ik vraag iets na en stuur de ouders een mailtje over het resultaat. Deze afspraak noteer ik ook. De uiteindelijke acties (het uitzoeken en mailen) benadruk ik nog eens goed. Want ik wil dat niet vergeten! Mocht ik een datum hebben afgesproken, dan noteer ik die. Aan het einde van alle gesprekken kan ik deze informatie weer verwerken in mijn agenda.

Over het algemeen zijn ouders na een dergelijke cyclus tevreden. Ze hebben het idee dat ze gehoord zijn, ze weten dat het probleem mijn aandacht heeft en dat ik eraan werk.

Let wel op!

Ouders willen, heel begrijpelijk, zoveel en zo goed mogelijk geholpen worden. Van alle kinderen is hun kind natuurlijk het belangrijkste kind. Dat begrijpen wij best. Maar je kunt niet alle problemen oplossen. Voor sommige dingen heb je een teamleider nodig of de mentor. Heb je de indruk dat jij niet de aangewezen persoon bent om dit probleem op te lossen? Verwijs ze dan door naar de mentor. Als je vakdocent bent, ben je alleen verantwoordelijk voor je vak. En ook alleen vragen met betrekking tot dit vak kan jij beantwoorden. Ben je mentor of juf/meester van een basisschoolklas, dan ben je verantwoordelijk voor een breder spectrum van de vragen.

Zorg hoe dan ook dat je die grens goed bewaakt, want voor je het weet zit je tot aan je nek in het extra werk.

Bovenstaande uitleg met voorbereiding en afhandeling van het oudergesprek heb ik in een sjabloon verwerkt. Dit sjabloon is nu voor iedereen gratis te downloaden. Laat je weten of het voor jou gewerkt heeft?

Wil je meer artikelen lezen en op de hoogte blijven? Dat kan! Via Facebook deel ik regelmatig tips en links die ik online tegenkom. Via Instagram geef ik je een inkijkje in mijn docentenleven, inclusief mijn studie en mijn gezinsleven.
Heb je interesse in een door mij gegeven (online) training? Leuk! Op deze pagina vind je meer informatie. Wil je meer weten over werkvormen en hoe je die inzet in jouw lessen? Bekijk dan eens deze pagina.
En denk je dat ik degene ben die jou zou kunnen coachen? Dat lijkt mij heel erg leuk!
Heb je interesse in een professionele samenwerking? Check dan mijn LinkedIn of stuur een mailtje via info@docentenleven.nl.